Organizar un evento de empresa

Organizar un evento de empresa no resulta fácil, ya que hay que tenerlo todo bien atado para que sea un éxito. Además, organizar eventos empresariales requiere de bastantes recursos: humanos, económicos, tiempo… Lo más importante a la hora de organizar un evento de empresa es tener claro el objetivo de dicho acontecimiento, ya que sin un objetivo claro es posible que finalmente el día quede desdibujado y nadie comprenda bien para qué se hizo.

Si tienes que preparar un evento empresarial y no sabes cómo, solo tienes que seguir los siguientes pasos.

Los pasos para organizar un evento de empresa con éxito

En este caso nos vamos a centrar en los eventos de empresa a nivel interno, es decir, aquellos en los que los participantes son los propios trabajadores de la empresa. Aunque estas indicaciones también pueden servir para eventos para clientes, los ejemplos están pensados para eventos de recursos humanos.

Primer paso: un objetivo claro

Como ya hemos anticipado, la clave del éxito es en primer lugar tener claro el objetivo del evento de empresa. No importa el tipo de objetivo, pero tenemos que saber transmitirlo a los participantes. Algunos ejemplos de objetivos:

  • Dar a conocer un producto o servicio
  • Mejorar la comunicación entre departamentos
  • Recopilar información
  • Trabajar habilidades personales y profesionales
  • Conseguir buen ambiente laboral
  • Dar a conocer una información importante

El evento será un éxito si los participantes logran el objetivo.

Segundo paso: definir de qué recursos disponemos

Organizar un evento de empresa requiere de contar con recursos. Sí, también se puede organizar un evento sin invertir nada, pero generalmente la inversión (tanto de organizadores, como de recursos, proveedores y tiempo de dedicación) deben estar a la altura de lo que se quiere conseguir. Si tienes un objetivo ambicioso y quieres obtener resultados, será necesario realizar una inversión. Establece el presupuesto y pasa al siguiente paso.

Tercer paso: valorar las actividades que se pueden realizar

Pensar en actividades generalmente es un quebradero de cabeza, porque quieres que los participantes del evento lo pasen bien pero también buscas sorprenderlos y que ese día sea especial. Para esta fase, te recomendamos que busques actividades muy animadas si tu objetivo principal es crear un buen clima, y actividades más reposadas si por el contrario el objetivo va de dar o recibir información compleja.

Cuarto paso: la comodidad de los participantes

En cualquier evento de empresa hay que partir de la misma premisa: si los participantes están incómodos o no tienen las necesidades básicas cubiertas (sed, hambre, descanso etc) el objetivo no se podrá cumplir, ya que estarán incómodos y poco receptivos. Por eso, no olvides programar los descansos, el catering y el resto de servicios para que los participantes estén realmente concentrados en lo que tienen que hacer.

Quinto paso: proveedores de confianza

Si tu evento tiene presupuesto, lo mejor es contar con empresas que sean especialistas en organización de eventos: teambuildings, alquiler de espacios, catering, coaching… como Drum Team Building.

Sexto paso: timing del evento de empresa

Define bien los tiempos del evento para que cada cosa suceda y siempre se tenga en mente el objetivo. Que alguien se encargue de coordinar el día para que todo lo que hay previsto llegue a tiempo.

Séptimo paso: comunicación

De nada sirve organizar algo impresionante si no se comunica. Crea un clima de intriga y de expectación alrededor del evento de empresa para que nadie se lo pierda y todo el mundo acuda con muchas ganas.

Después del evento interno de empresa: evaluación

No olvides realizar evaluaciones después para poder aprender del evento e ir mejorando en futuras convocatorias. También debes evaluar si el objetivo se ha cumplido.