Cómo organizar un evento de empresa paso a paso
Cómo organizar un evento de empresa paso a paso
Cómo organizar un evento de empresa paso a paso
Organizar un evento de empresa no resulta fácil, ya que hay que tenerlo todo bien atado para que sea un éxito. Además, organizar eventos empresariales requiere de bastantes recursos: humanos, económicos, tiempo… Lo más importante a la hora de organizar un evento de empresa es tener claro el objetivo de dicho acontecimiento, ya que sin un objetivo claro es posible que finalmente el día quede desdibujado y nadie comprenda bien para qué se hizo.Si tienes que preparar un evento empresarial y no sabes cómo, solo tienes que seguir los siguientes pasos.Los pasos para organizar un evento de empresa con éxitoEn este caso nos vamos a centrar en los eventos de empresa a nivel interno, es decir, aquellos en los que los participantes son los propios trabajadores de la empresa. Aunque estas indicaciones también pueden servir para eventos para clientes, los ejemplos están pensados para eventos de recursos humanos.Primer paso: un objetivo claroComo ya hemos anticipado, la clave del éxito es en primer lugar tener claro el objetivo del evento de empresa. No importa el tipo de objetivo, pero tenemos que saber transmitirlo a los participantes. Algunos ejemplos de objetivos:
- Dar a conocer un producto o servicio
- Mejorar la comunicación entre departamentos
- Recopilar información
- Trabajar habilidades personales y profesionales
- Conseguir buen ambiente laboral
- Dar a conocer una información importante
El evento será un éxito si los participantes logran el objetivo.Segundo paso: definir de qué recursos disponemosOrganizar un evento de empresa requiere de contar con recursos. Sí, también se puede organizar un evento sin invertir nada, pero generalmente la inversión (tanto de organizadores, como de recursos, proveedores y tiempo de dedicación) deben estar a la altura de lo que se quiere conseguir. Si tienes un objetivo ambicioso y quieres obtener resultados, será necesario realizar una inversión. Establece el presupuesto y pasa al siguiente paso.Tercer paso: valorar las actividades que se pueden realizarPensar en actividades generalmente es un quebradero de cabeza, porque quieres que los participantes del evento lo pasen bien pero también buscas sorprenderlos y que ese día sea especial. Para esta fase, te recomendamos que busques actividades muy animadas si tu objetivo principal es crear un buen clima, y actividades más reposadas si por el contrario el objetivo va de dar o recibir información compleja.Cuarto paso: la comodidad de los participantesEn cualquier evento de empresa hay que partir de la misma premisa: si los participantes están incómodos o no tienen las necesidades básicas cubiertas (sed, hambre, descanso etc) el objetivo no se podrá cumplir, ya que estarán incómodos y poco receptivos. Por eso, no olvides programar los descansos, el catering y el resto de servicios para que los participantes estén realmente concentrados en lo que tienen que hacer.Quinto paso: proveedores de confianzaSi tu evento tiene presupuesto, lo mejor es contar con empresas que sean especialistas en organización de eventos: teambuildings, alquiler de espacios, catering, coaching… como Drum Team Building.
Sexto paso: timing del evento de empresaDefine bien los tiempos del evento para que cada cosa suceda y siempre se tenga en mente el objetivo. Que alguien se encargue de coordinar el día para que todo lo que hay previsto llegue a tiempo.Séptimo paso: comunicaciónDe nada sirve organizar algo impresionante si no se comunica. Crea un clima de intriga y de expectación alrededor del evento de empresa para que nadie se lo pierda y todo el mundo acuda con muchas ganas.Después del evento interno de empresa: evaluaciónNo olvides realizar evaluaciones después para poder aprender del evento e ir mejorando en futuras convocatorias. También debes evaluar si el objetivo se ha cumplido.
Sexto paso: timing del evento de empresa
Define bien los tiempos del evento para que cada cosa suceda y siempre se tenga en mente el objetivo. Que alguien se encargue de coordinar el día para que todo lo que hay previsto llegue a tiempo.
Séptimo paso: comunicación
De nada sirve organizar algo impresionante si no se comunica. Crea un clima de intriga y de expectación alrededor del evento de empresa para que nadie se lo pierda y todo el mundo acuda con muchas ganas.
Después del evento interno de empresa: evaluación
No olvides realizar evaluaciones después para poder aprender del evento e ir mejorando en futuras convocatorias. También debes evaluar si el objetivo se ha cumplido.
Los eventos para empresas más originales
La construcción de una cultura organizacional sólida comienza por el team building para mejorar la dinámica de equipos. Por ello, existen eventos para empresas originales que están diseñados para elevar la integración del staff. En esta ocasión, mencionaremos varias opciones interesantes para tu compañía.
Entendiendo el propósito del team building
Tanto en España como en otras economías importantes de Europa, hay una tendencia más marcada hacia la satisfacción del trabajador.Con la intención de crear ambientes menos estresantes, donde prevalece la sinergia, la comunicación efectiva y una mayor integración, el trabajo en equipo es la clave del éxito.
Para lograrlo, puedes aprovechar distintos eventos para empresas cuyas dinámicas buscan enriquecer el entorno laboral. Mediante actividades en interiores o exteriores, con speakers cualificados y performances que buscan romper la rutina, empoderas a tu personal para renovar su manera de relacionarse.
Cada mes o trimestre, este acercamiento innovador sirve para salir de la zona de confort y generar mayor conexión grupal. Cuando se rompen las barreras individuales para dar paso a metas en común, la eficiencia se fortalece. Esto facilita el cumplimiento de objetivos, con un desempeño sobresaliente, mejor imagen de marca y rentabilidad sostenible.
Innovadores eventos para empresas a tu alcance
Hay diversas razones que ameritan un cambio de rutina en una compañía. Ya sea para pasar un rato entretenido, levantar la moral, explorar fortalezas y debilidades, puedes adaptar la actividad a lo que necesitas promover en tu equipo. Cuando revisas nuestras alternativas, tenemos 3 que destacan por su efectividad:
- La danza maorí (Haka): Conocido por su intensidad, impacto y los All Blacks, este ejercicio de team building es muy poderoso. De hecho, enfatiza la importancia de cada individuo para el logro en grupo. Esto se combina con una comunicación directa, mayor implicación y refuerzo del potencial humano.
- La batucada: La búsqueda del ritmo exige que cada persona entienda la importancia de la coordinación. El logro de objetivos debe estar acompañado por una melodía interna a la que todos aspiran. Mediante la percusión, se refuerza la fuerza ancestral de pertenencia.
- El circo del sol: Inspirado en el famoso Cirque du Soleil, este show combina danza, percusión, acrobacias y más para fomentar la inspiración. Es la ocasión ideal para explorar la imaginación, los límites y confiar en las habilidades de los compañeros. También sirve como prueba de adaptación a situaciones poco habituales.
Te recordamos que un buen team building requiere asesoría profesional y eventos para empresas originales.